Этапы цифровизации ДВФУ: шаг шестой — повышение доступности университета в электронной среде

30 июля 2021 - Новости ДВФУ

Дальневосточный федеральный университет последовательно ведет цифровую трансформацию всех образовательных и административных процессов, стремясь максимально упростить взаимодействие студентов, преподавателей, образовательных и административных служб, а также повышая открытость и доступность всех сфер деятельности вуза для внешней среды.

В 2019 году специалисты ДВФУ разработали мобильное приложение для абитуриентов, в котором они могут подать документы в электронном виде и в реальном времени отслеживать свои шансы на поступление. Следующий 2020 год ознаменовался созданием еще одного мобильного приложения для пользователей университета.

В период председательства Российской Федерации в БРИКС в ДВФУ проходила IV Международная научно-образовательной программа «Школа БРИКС» и конкурс молодых лидеров БРИКС. Эти мероприятия собрали в вузе студентов, молодых ученых, предпринимателей и дипломатов и стали для университета большим событием.

«ДВФУ — транснациональный вуз, и в год, когда Российская Федерация возглавляла БРИКС, мы проводили плотную международную программу, которая длилась три месяца. Для участия в ней в кампус приехали свыше 100 иностранцев из стран БРИКС. Чтобы им было комфортно находиться здесь, ориентироваться на местности, четко понимать, где находятся корпуса, точки питания, получать информацию, связанную с образовательным процессом, было создано англоязычное приложение, которое позволило решить эти вопросы», — отмечает проректор по цифровой трансформации ДВФУ Николай Заривной.

Приложение содержит карту кампуса, в нем можно отследить движение автобусов, узнать расписание и прочесть новости научно-образовательной программы, получить информацию о достопримечательностях Владивостока. Программа зарекомендовала себя, и в дальнейшем ее взяли за основу и трансформировали в приложение для всех учащихся и сотрудников вуза. Специалисты расшили его функционал и продолжают его развивать.

ДВФУ запустил для студентов и сотрудников автобусы, которые курсируют по Владивостоку и останавливаются на остановках общественного пользования. Необходимо было на входе распознавать пассажиров, имеющих право воспользоваться этим видом транспорта. И в мобильном приложении была создана система верификации — цифровой пропуск в автобус. QR-код считывается с мобильного телефона сотрудника или студента ДВФУ на входе, а на дисплее у водителя отображается информация, доступен ли пассажиру вход в автобус. Также сейчас в приложении можно отслеживать движение этого вида транспорта в реальном времени.

2020 год во многом стал знаковым из-за временного перехода университета на дистанционное образование на фоне пандемии коронавируса. Перед специалистами вуза стояло колоссальное количество задач, в том числе нужно было завершить отдельные процессы, связанные с цифровизацией обучения, минимизировать человеческие контакты и количество бумажных документов.

В планах у IT-специалистов и ранее было внедрение платформы Teams с электронными учебными классами. Она позволяет вести лекции, практики, консультации и семинары. Работа строится не просто на базе включения видеоконференцсвязи, это полноценная учебная комната со всем необходимым для образовательного процесса функционалом. В том числе с помощью сервиса преподаватель может раздавать студентам задания, проверять их, проводить балльно-рейтинговую оценку успеваемости, загружать материалы, нужные для проведения пары. Также на платформе хранятся данные по предыдущим занятиям.

Оперативному запуску работы этого сервиса в ДВФУ во многом способствовала предшествующая масштабная работа по сбору и структурированию информации по учебному процессу, в том числе о нагрузке, а также запуск цифрового расписания в системе 1С: Университет.

«В самом переходе на онлайн-обучение ничего сложного нет — Zoom используют многие. Проблема возникает не в создании Zoom-каналов, а в необходимости распределения занятий по времени и направлениям подготовки. Необходима четкая программная сетка, нужно рассчитать, каких преподавателей с какими группами в какое время соединить. Это было бы огромным трудом, если бы такая работа не была проделана заранее. В итоге мы просто заменили в расписании аудитории на цифровые комнаты. Студенты заходят в электронное расписание, видят ссылку на цифровую комнату, и все оказываются в одном виртуальном пространстве. Такую логистическую проблему было бы сложно решить, если бы не было системы», — говорит проректор.

Кроме того, важно было поддерживать качество образования при переходе на электронный формат обучения. Этим в том числе занялся учебный блок университета. У специалистов появилась возможность «посетить» любую пару и оценить ее качество, отследить статистику по количеству проведенных занятий у каждого преподавателя. В итоге ДВФУ получил колоссальный объем аналитических данных о качестве обучения в университете.

«Весь поток данных, который у нас был, мы сгруппировали и создали учебные комнаты. В этом случае речь шла не о конкретном занятии, а о том, чтобы сообщество людей, которые занимаются по одной теме, могли периодически встречаться в общей среде — например, группа по определенному предмету с преподавателем. То есть мы создавали аудиторию, куда они постоянно приходят», — рассказывает Николай Заривной.

В итоге в марте 2020 года специалистам ДВФУ удалось перевести образовательный процесс по программам всех уровней подготовки в электронную среду всего за три дня.

С послаблением ограничений, связанных с пандемией коронавируса, университет почти полностью вернулся к очному обучения. Однако электронные образовательные среды продолжают использоваться отдельными группами студентов, в том числе иностранными, которые продолжают обучение в ДВФУ, находясь за рубежом.

Таким образом, 2020 год для ДВФУ в части цифровизации процессов ознаменовался созданием мобильного приложения для гостей из стран БРИКС и развитием его для нужд контингента вуза, а также оперативным переводом учебного процесса в электронную среду с помощью ранее собранных в глобальную систему данных.

Далее специалисты продолжили работу над переводом отдельных процессов в электронную среду, в том числе приступили к переводу процесса сдачи государственных экзаменов в цифровой формат, для чего платформу Teams потребовалось использовать совместно с системой прокторинга. Кроме того, была разработана и внедрена простая электронная подпись для заверения внутренних электронных документов в университете.

Об этапах цифровизации ДВФУ читайте также: