Основные этапы и алгоритмы
Алгоритм приёма иностранной делегации/гражданина
Примеры СЗ для приема иностранной делегации/гражданина в ДВФУ
Шаг 1. Подготовить ходатайство в форме Служебной записки за подписью директора института/школы, руководителя структурного подразделения ДВФУ на имя проректора по международным отношениям и предоставить её на утверждение не позднее 7-ми рабочих дней до намеченной даты визита (если нет необходимости оформлять приглашение на получение российской визы) и не позднее 3 месяцев (если необходимо оформление приглашения для получения российской визы). Отправить посредством СЭД «DIRECTUM».
В случае планирования встречи иностранной делегации/гражданина со студентами ДВФУ (творческая встреча, лекция, мастер-класс) Ответственный обязан дополнительно предоставить на утверждение ректору Служебную записку (Документ № 2) за подписью директора института/школы, руководителя структурного подразделения ДВФУ с информацией о дате, цели визита, составе делегации, указания сопровождающих лиц, а также с просьбой разрешить проведение встречи.
Шаг 2. Утвержденная проректором по международным отношениям Служебная записка-уведомление (Документ № 1) и утвержденная ректором Служебная записка о разрешении проведения встречи иностранной делегации/гражданина со студентами ДВФУ (Документ №2) передается Ответственным в Сектор международного протокола Центра международного продвижения, туризма и протокола (ЦМПТиП) для проведения консультаций по организации приема делегации с Ответственным.
Шаг 3. В случае необходимости оформления приглашения на получение российской визы Ответственный, не позднее чем за 3 месяца
до предполагаемой даты въезда подает в Отдел виз и регистраций Департамента сопровождения международной деятельности ДВФУ (ДСМД) необходимый пакет документов (см. раздел Главная / Международное сотрудничество / Оформление виз и регистрация / Оформление приглашений иностранным гражданам на dvfu.ru)
Шаг 4. Запустить Приказ за подписью проректора, к которому относится Ваше структурное подразделение, приложением к которому прилагаются смета расходов на прием иностранной делегации/гражданина с указанием источников финансирования и программа пребывания (Документ № 3) иностранной делегации/гражданина в университете. Ответственность
за запуск приказа в СЭД «DIRECTUM» несёт Ответственный.
Шаг 5. Направить в Департамент комплексной безопасности заполненный бланк на доступ по спискам и, в случае необходимости, бланк разового доступа транспортных средств иностранной делегации/гражданина на кампус ДВФУ для беспрепятственного входа делегации/гражданина в корпуса кампуса и въезда транспортных средств, обслуживающих делегацию/гражданина (см. пункт Доступ в кампус).
Шаг 6. Предоставить в Сектор международного протокола скан-копии паспортов всех иностранных членов делегации для уведомления УФСБ
по Приморскому краю о визите в кампус ДВФУ иностранной делегации/гражданина не позднее, чем за 7 рабочих дней до визита
(e-mail: interprotocol@dvfu.ru).
Шаг 7. Отправить заявку на бронирование номера в Гостиничном комплексе ДВФУ для иностранной делегации/ гражданина на адрес Департамента гостиничной деятельности ДВФУ (в случае необходимости).
Шаг 8. Осуществить приём иностранной делегации/гражданина согласно программе пребывания.
Шаг 9. В течение 3 рабочих дней составить отчёт о проведённой встрече (Документ № 4) и оправить на почту interprotocol@dvfu.ru.