Основные этапы и алгоритмы

Подготовка корреспонденции к отправке Почтой России


 Версия для печати

Шаг 1. Отправка документов Почтой осуществляется в Отделе документационного обеспечения и контроля Организационного-административного департамента (далее ОДОиК) (каб. В 361, вн. тел. 1022, 2408) 2 раза в неделю (среда, пятница).

Шаг 2. Ответственные сотрудники подразделений готовят  корреспонденцию к отправке через Личный кабинет АО «Почта России», инструкцию по доступу (см. версию для печати) получают в ОДОиК.

Шаг 3. Приносить корреспонденцию в ОДОиК для передачи курьеру АО «Почта России»  необходимо за день до отправки.

Шаг 4. Готовые партии почтовой корреспонденции необходимо складывать по порядку согласно списку в реестре. Реестры з/корреспонденции оформлять в 3-х экземплярах, реестры простых писем - в 2-х экземплярах. Формы реестров приведены в версии для печати.

Подготовка корреспонденции к отправке  экспресс-почтой


Версия для печати

Шаг 1. Инициатор отправки документов/грузов экспресс-почтой подготавливает служебную записку с обоснованием необходимости отправки экспресс-почтой, с указанием названия организации, адресом и контактами получателя, указывает сумму отправки, предварительно уточнив в Отделе документационного обеспечения и контроля Организационного-административного департамента (далее ОДОиК) (каб. В 361, вн. тел. 1149, 2408) стоимость отправки, подписывает распорядителем бюджета/руководителем подразделения.

Шаг 2. Инициатор/ответственный по закупкам подразделения направляет заявку на отправку документов/грузов экспресс-почтой на согласование в системе «1С: УФО» в порядке, установленном для подачи заявок на внутреннее потребление (Служебная записка от 24.03.2020 № 107-11-18 «Заявка на внутреннее потребление в системе "1С:УФО"»), обязательно вкладывает в задачу служебную записку с данными по отправке.

Шаг 3. После положительного согласования  в  системе «1С: УФО» инициатор отправки документов/грузов экспресс-почтой обращается в ОДОиК с просьбой вызвать курьера и предоставляет документы/груз в каб. В 361.

Шаг 4. Сотрудник ОДОиК принимает заявку, с/записку и документы/груз для отправки, проверяет правильность адреса, контактные данные получателя и отправителя, заполняет накладную и вызывает по телефону курьера компании, с которой заключен договор на экспресс-отправку грузов в тот же день (если отправка подготовлена до 13.00 ч.) и на следующий день (если отправка поступила после 13.00 ч.). В случае отправки за пределы РФ, инициатор самостоятельно заполняет накладную на иностранном языке. Копия накладной передается инициатору отправки для отслеживания на сайте компании отправителя.

Служебная записка на отправку экспресс-почтой