Зачем нужна массовая рассылка? Если Вы хотите отправить электронное письмо сразу нескольким получателям, причем очень большому числу получателей (например, всем сотрудникам ДВФУ или всем студентам ДВФУ), то лучше сделать это с помощью массовой рассылки, это гораздо облегчит Вам задачу.


Для создания массовой рассылки необходимо подать заявку в Службу поддержки пользователей ИТ-сервисов ДВФУ:

Заявка должна содержать следующие данные:

1)     Целевая аудитория.

Например, сотрудники ДВФУ, студенты ДВФУ.

2)      Тема информационного письма.

Например, кратко суть информационной рассылки или просто «Информационная рассылка».

3)     Текст рассылки.

4)     Подпись с контактными данными.

Например,

С Уважением Иванов Иван Иванович

Департамент информационных технологий

Тел. 8 (423) 2652424

e-mail: it-help@dvfu.ru

К письму можно прикрепить файлы общим объёмом не более 2 мегабайт.

Письмо может содержать ссылки.

Массовые рассылки осуществляются только на корпоративные почтовые ящики.

Обращаем Ваше внимание, содержание всех информационных рассылок перед отправкой проверяется и согласовывается директором Департамента информационных технологий. Убедительная просьба использовать инструменты массовых рассылок только тогда, когда это действительно необходимо.

Зачем нужен список рассылки? Если в Вашей структуре (отделе, департаменте, школе) есть необходимость с определенной периодичностью рассылать электронные письма определенной группе лиц (например, дирекции необходимо информировать о чем-либо сотрудников департамента), Вам упростит задачу такой инструмент, как список рассылки. Список рассылки – это один электронный адрес, который достаточно вбить в поле «Кому», и письмо получат все участники списка.


Для создания списка рассылки необходимо подать заявку от лица руководителя, заместителя или помощника руководителя подразделения в Службу поддержки пользователей ИТ-сервисов ДВФУ:

Заявка должна содержать следующие данные:

1)     Написание электронного адреса.

Например, dit-all@dvfu.ru.

2)     Наименование списка рассылки.

Например, «Сотрудники ДИТ».

3)      ФИО, логины сотрудников, которых необходимо добавить в список рассылки. Либо можно указать структурное подразделение.

Можно ограничить круг лиц, которые смогут отправлять письма на список рассылки. В таком случае остальные сотрудники не смогут отправлять письма на указанный список рассылки.

Обращаем Ваше внимание, список рассылки может содержать только корпоративные почтовые ящики.

Зачем нужен общий почтовый ящик? Общий почтовый ящик обеспечивает общий адрес электронной почты (например, kadry@dvfu.ru или rectorat@dvfu.ru). Сотрудники, которым будет подключен общий почтовый ящик, смогут отслеживать сообщения, присланные на этот почтовый ящик, отвечать на них. Обычно, общий почтовый ящик используют для получения и ответов на запросы. Если нет необходимости отвечать с общего ящика, а требуется только получать письма, и ответить можно с личного, то достаточно завести список рассылки (см. выше). Общий почтовый ящик полезен для накопления/сохранения в одном месте переписки, связанной с работой отдела/кафедры в целом.


Для создания общего почтового ящика необходимо подать заявку от лица руководителя, заместителя или помощника руководителя подразделения в Службу поддержки пользователей ИТ-сервисов ДВФУ:

Заявка должна содержать следующие данные:

4)     Написание электронного адреса.

Например, kadry@dvfu.ru

5)     Наименование общего почтового ящика.

Например, наименование отдела/подразделения.

6)      ФИО, логины сотрудников, которым необходимо подключить общий почтовый ящик. Либо можно указать структурное подразделение.

Общим почтовым ящиком могут пользоваться только сотрудники или студенты ДВФУ.

Технически возможно предоставить доступ к ящику только на чтение. Тогда у сотрудника будет возможность только читать письма, но не будет возможности отвечать и удалять письма.