Проект система менеджмента качества

В Дальневосточном федеральном университете успешно работает центр мониторинга и менеджмента качества. Его цель – комплексное улучшение системы управления вуза. Летом 2014 года в Сингапуре ДВФУ одержал выдающуюся победу на XII Конгрессе Азиатской сети качества (Asian Network for Quality — ANQ). Университет завоевал право проведения конгресса в 2016 году, а также награду ANQ за лучшую практику в области управления качеством в номинации "Инновационный проект". Кроме того, в декабре 2014 года вуз получил сертификаты соответствия Системы менеджмента качества (далее СМК) ДВФУ требованиям международного стандарта ISO 9001:

  1. Сертификат соответствия Французской Ассоциации обеспечения качества (AFAQ).
  2. Сертификат IQNet, который является главным свидетельством для международного признания систем менеджмента всеми партнерами IQNet.

Указанные результаты были достигнуты, благодаря реализации двух проектов "Разработка внедрения системы менеджмента качества, охватывающий систему управления, научную, образовательно—инновационную деятельность университета" и "Совершенствование организационной структуры на основе методологии управления по целям и внедрения процессного подхода".

Основной целью первого проекта является повышение качества системы управления ДВФУ за счет реализации принципов и требований международного стандарта ISO 9001. С одной стороны ключевым требованием стандарта является повышение удовлетворенности потребителей университета, к которым относятся не только студенты и их родители, но и работодатели, для которых университете выпускает студентов, научное и бизнес сообщества, государство, а так же сотрудники университета, как категория внутренних потребителей. Повышение удовлетворенности потребителей неизбежно приведет университет к устойчивому росту и развитию в долгосрочной перспективе. С другой стороны требования стандарта направлены на выстраивание системы непрерывных улучшений за счет поиска и анализа причин отклонений. Акцент управления смещается с поиска виновных в анализ причин и их устранение. Для достижения этой задачи, работа выстраивалась в четыре этапа.

Для начала была разработана Политика в области качества университета, а также необходимый пакет документов — это шесть обязательных процедур: руководство по качеству, управление документацией, управление записями, внутренний аудит, корректирующие и предупреждающие действия, управление несоответствиями, реализация которых подтверждает выполнение требований стандарта. Далее проводилась работа по внедрению и популяризации системы среди сотрудников. Для этого были назначены представители руководства по качеству в Службах и Школах из состава высшего руководящего состава. Была проведена серия обучающих семинаров по вопросам реализации принципов и требований стандарта ISO 9001. Наряду с этим в Школах сформированы рабочие группы по разработке СМК и подготовке школ к сертификации СМК. Работа группы строилась по четырем направлениям: управление документацией, внутренний аудит, мониторинг и измерение, взаимодействие с потребителями. Участники рабочих групп планировали разработку и состав необходимых для работы документов, помогали в проведении внутренних аудитов и формировали план внедрения улучшений в своем подразделении. Представители руководства по качеству контролировали и проводили анализ внедрения, своевременно принимали необходимые для успешной реализации проекта меры.

Третий этап проекта – внутренний аудит. В международной практике управления внутренний аудит стоит в одном ряду с такими инструментами управления как, например, планирование и управление отношениями с клиентами или поставщиками. Он направлен на улучшения за счет многоаспектной оценки деятельности подразделений, процессов, оптимальности их взаимосвязей, технологий выполнения работ, получаемых результатов.

Внутренний аудит позволяет выявить и устранить основные недостатки, найти области для улучшений в системе управления, как отдельным подразделением, так и университета в целом.

Завершающим этапом проекта по разработке системы менеджмента качества стал внешний аудит в ноябре 2014 года, по результатам которого система управления ДВФУ была признана соответствующей требованиям международного стандарта ISO 9001:2008.

Процедура внешней оценки проводится сторонней независимой организаций. ДВФУ инспектировала компания Afnor Rus, по результатам аудита был сформирован отчет с незначительными отклонениями, которые будут устранены в течение 2015 года, и осенью проверка повторится для подтверждения соответствия системы требованиям международного стандарта ISO 9001. Сертификат выдается на три года и предоставляет значительные преимущества в международном партнерстве, преференции при участии в конкурсах и грантах, а также определяет престижный статус и конкурентоспособность университета.

Продолжением работы Центра стал второй проект – по внедрению процессного подхода в систему управления вуза. Процессный подход в рамках общей системы управления занимает значимую, но не единственную роль, вместе с этим он является одним из базовых принципов стандартов ISO серии 9000.

При внедрении процессного подхода к управлению будут четко систематизированы все взаимосвязи между подразделениями, устранены дублирующие функции, четко сформированы результаты деятельности, как отдельного подразделения, так и университета в целом. На базе процессного подхода разворачивается система управления по целям и система сбалансированных показателей, которые являются в свою очередь основой для построения системы мотивации сотрудников ориентированных на достижение запланированных результатов. Продолжением реализации процессного подхода является выход на учет и улучшение показателей эффективности деятельности.

В 2014 году была проделана достаточно большая работа по формализации существующих процессов. В общей сложности в ДВФУ работает около 8 000 человек. Для описания процессов проведено порядка 1 500 встреч с руководителем подразделений, служб, школ. По результатам встреч было сформировано понимание, чем занимается каждое подразделение, кто за какой процесс несет ответственность и какова роль каждого структурного подразделения в целостной системе университета. В результате была выстроена матрица распределения ответственности за процессы ДВФУ – таблица с перечислением всех процессов, перечнем подразделений и их ролей в вузе.

Работа по внедрению, поддержанию в рабочем состоянии и улучшению, как системы менеджмента качества, так и процессного подхода (как одного из базовых принципов стандарта ISO 9001) является непрерывной, требующей полного вовлечения, как руководящего состава университета, так и непосредственных исполнителей на местах. Завершение работ, связанных с внедрением запускает работы, связанные с использованием в повседневной деятельности. Адаптация в повседневной деятельности автоматически запускает этап реализации улучшений. Все это формирует новую культуру управления деятельностью современных предприятий. Только качество результатов деятельности организаций при всем разнообразии этих результатов может привлечь потребителей и обеспечить устойчивое развитие. Качество системы управления обеспечивает качество условий труда, что во многом определят результаты деятельности. Управление качеством через процессный подход – философия современного управления, поскольку качество давно из характеристик "продуктовых" перешло в характеристики нашей обычной жизни. Именно поэтому 21й век по праву назван "век качества".