Оформление командировки

Памятка по оформлению и согласованию служебных командировок в ПИШ ДВФУ 

  Оформление и согласование служебных командировок осуществляется в соответствии с Внутренним нормативным документом (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных командировок", а также в соответствии с Изменениями в Регламент оформления и согласования командировок.

    Служебная командировка – это поездка сотрудника на основании приказа (распоряжения) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения (в том числе для участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам ДВФУ) вне места постоянной работы. А также в обособленное структурное подразделение ДВФУ, которое находится вне места постоянной работы сотрудника (представительство, филиал).
  Основанием для направления сотрудника в служебную командировку является приказ, который издается по каждому факту направления в служебную командировку командируемого сотрудника или группы сотрудников. 

    Нормы суточных за каждые сутки нахождения в служебной командировке и нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за каждые сутки нахождения в командировке, при документально подтвержденных расходах указаны во Внутреннем нормативном документе (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных командировок", а также в Изменениях в Регламент оформления и согласования командировок.   

!!! При оформлении командировки на повышение квалификации, когда расходы составляют 70 000 рублей и более, требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору в Департаменте управления персоналом – корпус B, каб. В 708

!!! Если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в служебную командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене служебной командировки возвратить в кассу Университета полученные им денежные средства в той валюте, в которой был выдан аванс.

  Для запуска командировки на согласование в систему 1С:УФО командируемому необходимо предоставить:

    План пребывания в командировке  / План пребывания в командировке за пределами РФ   по каждому дню , включая дату отъезда и приезда, в формате Word с обязательным указанием города и организации, в которую направляется сотрудник.

   План пребывания необходимо выслать помощнику директора ПИШ ИББиПС Липкан Ирине Владимировне: lipkan.iv@dvfu.ru, тел.:8 423 265-24-24 (вн. 2959),не позднее 10 рабочих дней до даты начала командировки! Позже указанного срока командировка запущена не будет.

  Командируемому необходимо подписать Карточку замены переноса занятий (подпись командируемого и заведующего лабораторией/заведующего кафедрой/директора департамента) и прикрепить в Личный кабинет, маршрут - Заявки-Единое окно -Расписание -Замена/перенос занятий.

  После подписания карточки директором Департамента реализации учебного процесса!!!документ приходит на корпоративную почту командируемому Подписанную всеми согласующими карточку необходимо направить в письме главному специалисту отдела кадрового делопроизводства Вотинцевой Александре Алексеевне для формирования пакета документов на командировку:votintceva.aa@dvfu.ru, тел.:8 423 265-24-24 (вн.:2525).

  Бронирование билетов на проезд до места командировки и обратно осуществляется Организационным отделом ДВФУ только после утверждения служебной командировки в системе 1С:УФО. Заявка на приобретение билетов формируется автоматически после согласования командировки в системе 1С:УФО.

  Если служебная командировка связана с участием в конференции, симпозиуме и т.п., в том числе с возможными публичными выступлениями и/или опубликованием в открытой печати докладов, высказываний и т.п., необходимо обязательное оформление экспертного заключения о возможности открытого опубликования. 

   !!! Документ необходимо оформить до даты выступления/опубликования.

Порядок представления финансового отчета о служебной командировке  прописан во Внутреннем нормативном документе (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных командировок".

   В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, сотрудник обязан представить в отдел по учету расходов ДБУиФК ДВФУ (корпус В, каб. В 604) отчет по командировке об использовании денежных средств.

   К отчету по командировке прилагаются документы, подтверждающие расходы на командировку.

   Обратите внимание: документы, подтверждающие проживание (счет и мягкий чек с QR-кодом/квитанция на оплату установленного образца) должны быть оформлены индивидуально на каждого командируемого с указанием ФИО, сроков проживания по каждому дню и суммы.

 В случае оплаты оргвзносов/визовых расходов/проживания/проезда командируемым путем безналичного расчета, при формировании пакета отчетных документов необходимо приложить оригинал выписки с печатью банка по операции.