Этапы цифровизации ДВФУ: шаг восьмой — внедрение единой электронной системы

25 августа 2021 - Новости ДВФУ

В 2020 году в Дальневосточном федеральном университете завершился перевод в электронную форму всех административных процессов, связанных с поступлением абитуриентов и заселением в кампус. Кроме того, на основе собранных в единую систему данных был обеспечен процесс онлайн-сдачи госэкзаменов. Продолжая работу по систематизации и переводу в цифровую среду сервисов, которые предоставляются внутри университета, специалисты разработали аналог многофункционального центра (МФЦ) — единую систему приема и маршрутизации обращений.

«Например, студенту надо что-то решить, и эта задача для университета находится на стыке нескольких служб. Когда нет общей системы управления процессом, логистики, начинается хаос, пользователю услуги крайне дискомфортно ходить по разным инстанциям. Поэтому мы запустили систему «Единое окно», — рассказал проректор по цифровой трансформации ДВФУ Николай Заривной.

Сотрудник или студент университета имеет возможность зайти в «Единое окно» через Личный кабинет, получить там необходимую услугу, документ, пропуск или консультацию. В глобальной системе фиксируются обращения, которые направляются по разным маршрутам в зависимости от вида услуги. В процессе принимают участие все подразделения, и на выходе агрегируется ответ, справка или пропуск. Пользователь в Личном кабинете получает сообщение о готовности документа и о том, в какое время и где его можно забрать.

Работает цифровой офис «Единого окна», и также недавно открыт физический, чтобы была возможность прийти лично и в рамках живой очереди получить консультацию у должностного лица. Обслуживание студентов в нем начнется с нового учебного года.

«Этот проект сейчас развивается, перечень услуг постепенно расширяется. Мы работаем со студенческой средой, чтобы максимально вовлечь ее в процесс, сделать для учащихся пребывание в университете понятным и прозрачным», — отмечает проректор.

Также в 2020 году специалисты в рамках цифровизации финансовых процессов в вузе создали в финансово-административной системе Управление финансами организации (УФО) подсистему представлений на заработную плату.

«В преддверие создания этой подсистемы в УФО уже были все данные по бюджетам, планам, расходам. Ранее были созданы подсистемы «Командировки» и «Закупки». Но зарплата проводилась в полуручном режиме — весь процесс подготовки и начисления сводился к бумажному документообороту. Чтобы начислить зарплату и дополнительные надбавки сотрудникам, необходимо было подготовить серьезный объем документов, далее шло множество этапов согласования. Это был один из самых трудоемких процессов в университете с точки зрения административной деятельности. Чтобы успеть к расчету, зарплату нужно было «подавать» за 1,5-2 недели», — отмечает Заривной.

Перед специалистами стояла задача организовать методику электронного расчета и оценки остатка денежных средств по разным статьям с учетом штатной численности в рамках бюджета для оперативного начисления заработной платы.

В итоге по принципу работы «Закупок» и «Командировок» была создана система представлений на заработную плату. Распорядитель бюджета заполняет документ, который автоматически интегрирует данные по штатной численности и штатному расписанию. Используя информацию о гарантированных составляющих зарплаты, надбавках, бюджете, на основании своего штата он начинает формировать фонд оплаты труда подразделения.

Далее система проверяет все данные, в том числе допускает ли размер бюджета выплату определенных надбавок. Если нет, то распорядитель бюджета должен перераспределить необходимые суммы выплат по другим по статьям или бюджетам.

Система проверяет документ, а после перенаправляет его на согласование по определенному маршруту в зависимости от источника финансирования и деятельности подразделения. В УФО формируется список лиц, которые должны согласовать документ. Каждый из них через Личный кабинет имеет доступ к рабочему месту по согласованию заработной платы, где указано целевое направление выплат, а также все подробности вплоть до названия работ, которые производились. Экономисты оценивают техническую часть созданного документа, и в итоге он направляется на финальное согласование к проректору.

После этого проект документа автоматически загружается в систему 1С: «Зарплата и кадры». Далее его распечатывают и подписывают — на бумаге уже есть данные об электронном согласовании, подписи, а также штрих-код. После этого документ направляют в расчетный отдел. В перспективе там планируется установить сканеры для быстрого считывания штрих-кодов.

Отдельно IT-специалисты внедрили возможность использования простой электронной подписи (ПЭП) для подписания сотрудниками вуза персональной рабочей карты для разовых стимулирующих выплат за выполнение индивидуальных или групповых ключевых показателей эффективности.

Каждую такую карту сотрудник должен подписывать на этапе планирования надбавки — когда ставится целевой показатель, а также на этапе оценки достигнутых результатов. В период пандемии для минимизации личных контактов было решено использовать для этих целей ПЭП. Сотрудники знакомятся с электронной нередактируемой версией карты, которая формируется из УФО и выгружается в Личный кабинет, и там же подписывают ее.

«Разработку подсистемы представлений на заработную плату мы начали заранее. С января 2020 года была запущена пилотная версия, а общеуниверситетская фаза использования стартовала в марте 2020 года. Внедрение подсистемы позволило сократить время расчета и начисления зарплаты до одного-двух дней. Теперь данные о фактическом исполнении бюджета автоматически попадают в систему, как только документ утвержден. Средства резервируются, а когда происходит выплата — фактически списываются. Не нужно ничего обрабатывать вручную — данные теперь максимально точные, достоверные», — отмечает проректор.

По его словам, повысились общая дисциплина, качество вносимых данных и эффективность расходования средств, так как система контролирует корректность на всех этапах процесса.

«Система позволяет исключить грубые ошибки и нарушения, актуально отображать данные бюджета. Теперь весь бюджет охвачен, и охвачен автоматически. Сейчас вся работа с фактическими расходами происходит максимально автоматизировано. Кроме того, специалисты в подсистеме сделали «рабочие столы», где «подсвечиваются» ключевые моменты. Например, надбавка в прошлом месяце была серьезно выше — это повод зайти в документ и просмотреть его более детально. Там же сразу видны данные по динамике зарплаты», — рассказывает проректор.

Кроме того, внедрение подсистемы позволило своевременно доводить до сотрудников выплаты по достижениям показателей: временной промежуток между датами выполнения работ и датами предоставления документов сократился с недели до 1-2 дней. Это в свою очередь мотивирует работников. После расчета зарплаты ее получатель имеет возможность проверить свой расчетный листок в Личном кабинете.

В 2021 году специалисты ДВФУ совершенствуют систему работы с поставщиками и подрядчиками, переводя в цифровую среду процесс подписания и оплаты счетов и актов выполненных работ.

Ранее процедура согласования могла занимать до месяца, что создавало издержки и риски. В период пандемии процесс был выстроен так, чтоб в систему электронного документооборота (СЭД) «DIRECTUM» поступали отсканированные документы. Но в итоге данные с бумажных носителей все равно необходимо переносить в систему.

«Поэтому мы начали работать над тем, чтобы процесс оплаты расходной части по договору запускал держатель договора. В дальнейшем идея сводится к тому, чтобы можно было через цифровую среду взаимодействовать с контрагентами: в Личном кабинете они смогут оформить заявку и передать нам счет в электронном виде. Их лояльность повысится, и у нас будет конкурентное преимущество в выборе партнеров», — говорит Николай Заривной.

Ожидается, что с внедрением системы оперативность выплат будет повышена. Сейчас проект в активной фазе, «пилот» запущен в мае 2021 года, и, как, отмечает проректор, определенные плоды уже есть. Планируется, что система будет полностью внедрена к концу этого года.

Также в 2021 году IT-специалисты университета продолжают работу над пропускной системой. Летом в зданиях кампуса установили терминалы, которые позволяют считывать QR-код на электронном пропуске и оформлять гостевой пропуск. Ранее гость при оформлении документа получал его электронную версию с QR-кодом, и необходимо было его распечатать, либо показать охране на входе. Новые автоматы позволяют сканировать постоянный пропуск, а также распечатать и получить временный.

Кроме того, в 2021 году в Личном кабине был запущен сервис «Твоя инициатива». В ДВФУ с участием студентов реализуются проекты, финансируемые университетом. Решение о выделении средств на них принимает специальная комиссия. В этом году руководство вуза решило вовлечь в этот процесс студентов — каждому в Личном кабинете была «начислена» электронная валюта «Смарткоин». В перспективе ее можно будет зарабатывать, участвуя в учебной и внеучебной деятельности в ДВФУ, и использовать смарткоины, чтобы получать привилегии. Пока эта возможность прорабатывается, а сейчас валюту используют как элемент голосования.

«Ее можно потратить в качестве изъявления своего голоса за тот или иной проект или инициативу. Это не ключевая оценка, но если проект набирает определенное количество валюты, то комиссия при принятии решения учитывает мнение студентов. То есть это коллективное творчество. В Личном кабинете есть витрина, где все могут посмотреть, какие сейчас есть проекты, сколько за них отдано смарткоинов, в какой стадии сейчас согласование проектов. Все это помогает вовлечь студенческое сообщество в деятельность университета, чтобы они могли повлиять на среду и сделать более комфортным свое нахождение в университете», — рассказывает проректор.

Таким образом, в 2020 году специалисты создали и запустили единую электронную систему приема и маршрутизации обращений контингента вуза «Единое окно», которая упрощает процесс получения услуг и необходимых документов. Также была внедрена подсистема предоставлений на заработную плату, которая полностью перевела трудоемкую процедуру начисления выплат сотрудникам в цифровую среду и значительно упростила ее — теперь практически вся работа с фактическими расходами происходит в автоматизированном режиме. В 2021 году специалисты разработали витрину для финансируемых вузом студенческих проектов «Твоя инициатива», где учащиеся могут голосовать за них с помощью электронной валюты. Начата работа над цифровизацией процесса подписания и оплаты счетов и актов при работе с контрагентами, направленная на повышение оперативности выплат по обязательствам.

Об этапах цифровизации ДВФУ читайте также: