Оформление командировки

Памятка по оформлению и согласованию служебных командировок в ШЭМ ДВФУ

Оформление и согласование служебных командировок осуществляется в соответствии с приказом № 12–13–1517 от 18.08.2015 «Об утверждении Регламента оформления и согласования служебных командировок сотрудников ДВФУ», а также в соответствии с приказом № 12–13–1206 от 23.06.2016 «Об установлении предельных размеров возмещения расходов на проезд, проживание и норм суточных во время нахождения в служебной командировке»

 Основанием для направления сотрудника в служебную командировку является приказ, который издается по каждому факту направления в служебную командировку командируемого сотрудника или группы сотрудников.

 Комплект документов, необходимый для оформления служебной командировки:

1. Служебная записка о направлении в служебную командировку (Приложение 1).

2. Смета командировочных расходов (Приложение 2).

3. Заявление о возврате неизрасходованных денежных средств, выданных в связи с направлением в служебную командировку (Приложение 3).

4. План пребывания в командировке (Приложение 4)

5. Заявление сотрудника о согласии к привлечению к работе в выходной или нерабочий праздничный день (Приложение 5)

6. При наличии у сотрудника внутреннего совместительства – заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения заработной платы. Данное заявление должно быть согласовано с непосредственным руководителем по месту работы, по которому предоставляется отпуск (Приложение 6).

7. Для ППС: карточка замены (переноса) занятий преподавателя (Приложение 7).

8. Приглашение от принимающей стороны (при наличии) или информационное письмо о проведении мероприятия, программа мероприятия.

9. Протокол заседания комиссии, утверждённой 28.03.2017г. Временным порядком финансирования расходов на командировки с целью участия в научных и научно–практических мероприятиях сотрудников ДВФУ за счет средств Программы повышения конкурентоспособности, выделенных ШЭМ на 2017г.

 Командировочные расходы

Сотруднику, направленному в служебную командировку, возмещаются следующие расходы:

1.               Суточные (в соответствии с Приказом № 12–13–1206 от 23.06.2016г. «Об установленных предельных размеров возмещения расходов на проезд, проживание и норм суточных во время нахождения в служебной командировке»)

2.               Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

– на наём жилого помещения. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 (двенадцать) рублей в сутки;

– на проезд до места назначения и обратно;

– сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы; на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

– на получение виз;

– связанные с обменом в банке рублей на наличную иностранную валюту.

На основании подтверждающих оплату документов также возмещаются:

– расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных проездных билетов в связи с погодными условиями или по иным уважительным причинам;

– расходы, связанные с перевозом и упаковкой багажа;

– иные расходы, связанные с командированием сотрудника.

 При командировании сотрудника за пределы Российской Федерации следует руководствоваться приказами:

В случаях, когда командированные сотрудники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием, суточные расходы выплачиваются в размере 30 процентов от предельных норм, установленных в соответствии с настоящим Регламентом.

Если принимающая сторона обеспечивает сотрудника денежными средствами на личные расходы (кроме расходов на проезд в страну (город) назначения и обратно и на наем жилого помещения), то Университет уменьшает выплату суточных расходов на сумму дополнительно предоставленных принимающей стороной средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Университет выплату суточных расходов не производит.

  Маршрут согласования и ответственность согласующих лиц:

1. Непосредственный руководитель (Зав. кафедрой, начальник отдела и т.д.);

2. Если источником финансирования является грант – руководитель гранта;

3. Далее необходимо передать полный пакет документов в секретариат ШЭМ (G 537) на подпись директору ШЭМ Гаффоровой Е.Б;

 Если командировка осуществляется за пределы РФ, просьба обратить внимание на пункт «Особенности служебных командировок за пределы Российской Федерации»

4. Если источником финансирования является Программа развития ДВФУ или Программа повышения конкурентоспособности ДВФУ – необходимо подписать документы в отделе финансового сопровождения Департамента экономики и планирования (ауд. В639);

5. Департамент экономики и планирования ДВФУ (В 706) – экономист в зависимости от источника финансирования командировки;

В дальнейшем передача на согласование комплекта документов по направлению сотрудника в служебную командировку осуществляется ответственными сотрудниками службы Финансового директора и службы проректора по общим вопросам в следующем порядке:

1.      ДЭП;

2.      ДБУиФК;

3.      ДУП;

4.      Финансовый директор;

5.      ОКД ДУП.

 Через 3 дня после передачи документов в Департамент экономики и планирования необходимо подойти в отдел кадров (B712) и расписаться в приказе о направлении в командировку.

 Особенности согласование документов на командирование

При направлении на обучение/стажировку во всех случаях, когда расходы на обучение составляют 70 000 рублей и более, требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору в Департаменте управления персоналом – В 707.

В случае направления сотрудника в служебную командировку на 1 (один) день сотрудник также оформляет вышеуказанный комплект документов. В случае отсутствия расходов смета не оформляется.

Бронирование билетов на проезд до места командировки и обратно осуществляется Организационным отделом Университета после согласования необходимости служебной командировки непосредственным руководителем и распорядителем бюджета (директором ШЭМ). Заявка на приобретение билетов подается сотрудником на электронную почту Организационного отдела (ooad@dvfu.ru по форме в соответствии с Приложением 9).

 Особенности служебных командировок за пределы Российской Федерации

В случае командирования сотрудника за пределы РФ, необходимо согласование комплекта документов с отделом защиты государственной тайны и проставление подписи о согласовании на служебной записке (контактные данные: Телицын Николай Александрович, тел. 222–12–50, Пушкинская, 10, ауд. 212.).

Если служебная командировка осуществляется за пределы Российской Федерации и связана с участием в конференции, симпозиуме и т.п., в том числе с возможными публичными выступлениями и/или опубликованием в открытой печати докладов, высказываний, а также связана с вывозом экспонатов, приборов, схем, тренажеров и др., необходимо согласование комплекта документов с отделом экспортного контроля и проставление подписи о согласовании на служебной записке (контактные данные: Дикарев Валерий Петрович, корпус В, ауд. В638, тел. 2-65-24-24 (вн. 2267)).

Оплата и (или) возмещение расходов сотрудника, связанных со служебной командировкой за пределы Российской Федерации, включая выплату аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также погашение неизрасходованного аванса, выданного сотруднику в связи со служебной командировкой, осуществляются в валюте Российской Федерации (российских рублях) или в иностранной валюте в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173–ФЭ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Авансирование командировочных расходов производится в размерах в соответствии со сметой, но не более нормативов, установленных приказом ректора Университета.

Приобретение валюты иностранного государства сотрудником осуществляется согласно требованиям законодательства Российской Федерации.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по проездным документам, предоставляемым сотрудником после возвращения из служебной командировки.

Фактическое время пребывания в служебной командировке за пределами Российской Федерации определяется:

            – в случае направления      в служебную командировку в страны, с которыми установлен полный            пограничный            контроль, – по отметкам контрольно–пропускных пунктов в заграничном паспорте сотрудника;

– в случае служебной командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, – согласно отметкам в проездных документах.

Если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в служебную командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене служебной командировки возвратить в кассу Университета полученные им денежные средства в той валюте, в которой был выдан аванс.

При наличии справки о покупке сотрудником иностранной валюты Университет компенсирует сотруднику сумму его фактических затрат по курсу валют, указанному в документах, подтверждающих покупку иностранной валюты (продажу неизрасходованного остатка в валюте).

В случае отсутствия у сотрудника подтверждающих документов о приобретении национальной валюты страны пребывания, перерасчет расходов, осуществленных в служебной командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя из официального обменного валютного курса, установленного Центральным банком Российской Федерации на день утверждения авансового отчета.

Если для окончательного расчета за служебную командировку необходимо выплатить дополнительные средства, их выплата сотруднику осуществляется в валюте Российской Федерации по официальному курсу рубля, установленному Центральным банком Российской Федерации к иностранным валютам стран пребывания, на день утверждения авансового отчета.

             Порядок представления отчета о служебной командировке

            Авансовый отчет

В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник обязан представить в отдел учета расходов Департамент бухгалтерского учета и финансового контроля ДВФУ (В604) авансовый отчет об израсходованных им в связи с командировкой суммах.

К авансовому отчету также прилагаются следующие документы:

– документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения;

– документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

– документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в месте отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

– отчет в соответствии с договором пожертвования – когда командировка осуществлялась за счет средств данного договора;

– документы, подтверждающие иные расходы.

К первичным учетным документам, подтверждающим расходы на проезд при авиаперелете, относятся электронный билет (маршрутная квитанция), документ об оплате, посадочные талоны, на которых должны быть указаны дата поездки, номер рейса. В случае утери посадочного талона сотрудником предоставляется справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Оплата оформления и выдачи справки производится сотрудником за счет собственных средств.

В случае оплаты сотрудником за счет собственных средств расходов на проезд и оформление документов, необходимых для осуществления служебной командировки, к авансовому отчету также прилагаются:

-                    документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, на получение и регистрацию служебного паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, оформление виз, если указанные расходы производились им лично:

a)                в случае наличной оплаты должен быть представлен документ, подтверждающий оплату: оформленный бланк строгой отчетности или чек контрольно–кассовой техники;

b)               при оплате с использованием платежной карты – чек контрольно­кассовой техники, расчетного терминала;

c)                при оплате билета в информационно–телекоммуникационной сети Интернет с использованием платежной карты представляется заверенная банком выписка из лицевого счета сотрудника, подтверждающая списание денежных средств со счета;

-                    документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом валюты.

Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод первичных учетных документов заверяется в службе проректора по международным отношениям (А707).