Оформление командировки

     Памятка по оформлению и согласованию служебных командировок в ШЭМ ДВФУ  

   Оформление и согласование служебных командировок осуществляется в соответствии с Внутренним нормативным документом (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных команди".

  Служебная командировка - это поездка сотрудника на основании приказа (распоряжения) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения (в том числе для участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам ДВФУ) вне места постоянной работы. А также в обособленное структурное подразделение ДВФУ, которое находится вне места постоянной работы сотрудника (представительство, филиал).
   Основанием для направления сотрудника в служебную командировку является приказ, который издается по каждому факту направления в служебную командировку командируемого сотрудника или группы сотрудников. 

    

Подача заявки на финансирование командировки осуществляется:

за 20 дней до начала командировки за счёт средств ДВФУ;

за 15 дней до начала командировки за счёт принимающей стороны/собственных средств 

(проезд, суточные, проживание – по гарантийному письму)

ФОРМА ЗАЯВКИ  

Приложение к заявке:

    1. Приглашение (в том числе, в случае софинансирования пунктов сметы принимающей стороной); 

       ОБЯЗАТЕЛЬНО для запуска документов на согласование в систему 1С:УФО;

    2. Текст доклада/презентации.

    3. Программа мероприятия.

Маршрут согласования заявки и ответственность согласующих лиц: 

   1. Непосредственный руководитель (заведующий кафедрой, начальник отдела, директор департамента, заведующий лабораторией и т.д.); 

   2. Если источником финансирования является грант – руководитель гранта.

  Заполненную форму заявки и приложения к ней необходимо отправить для регистрации начальнику отдела проектов развития и общешкольных сервисов проектно-аналитического управления, секретарю комиссии Долгополовой А.Б. на почту dolgopolova.ab@dvfu.ru для дальнейшего рассмотрения комиссией по выездным мероприятиям Школы экономики и менеджмента.

 

    Сотруднику ШЭМ, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы, в соответствии с запрашиваемыми суммами финансирования командировки, согласно пунктам сметы, указанным в заявке на командировку. Расходы по командировке согласовывает директор Школы совместно с комиссией по выездным внешним мероприятиям ШЭМ.   

    Нормы суточных за каждые сутки нахождения в служебной командировке и Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за каждые сутки нахождения в командировке, при документально подтвержденных расходах указаны во Внутреннем нормативном документе (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных команди" (последние две страницы Регламента (за счёт средств ЦФО ШЭМ – колонка Внебюджет; за Приоритет 2030 – колонка - Субсидии))    

!!! При оформлении командировки на повышение квалификации, когда расходы составляют 70 000 рублей и более, требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору в Департаменте управления персоналом – корпус B, каб. В 708

   При командировании сотрудника за пределы Российской Федерации следует руководствоваться приказами: 

    Для расходов на проживание – Приказ Министерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран"

   Для расчета суточных – Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств сотрудников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" 
   В случаях, когда командированные сотрудники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием, суточные расходы выплачиваются в размере 30 процентов от предельных норм, установленных в соответствии с настоящим Регламентом. 
 Если принимающая сторона обеспечивает сотрудника денежными средствами на личные расходы (кроме расходов на проезд в страну (город) назначения и обратно и на наем жилого помещения), то Университет уменьшает выплату суточных расходов на сумму дополнительно предоставленных принимающей стороной средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Университет выплату суточных расходов не производит. 
  Если командировка осуществляется за пределы РФ, просьба обратить внимание на Этап 7 «Особенности служебных командировок за пределы Российской Федерации» 
 !!! Если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в служебную командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене служебной командировки возвратить в кассу Университета полученные им денежные средства в той валюте, в которой был выдан аванс.


   После регистрации заявки командируемого сотрудника, зарегистрированный документ поступает на рассмотрение комиссии по выездным внешним мероприятиям ШЭМ.

 Рассматривая заявку комиссия анализирует уровень мероприятия, его статус, значимость мероприятия для Школы; знакомится с материалами исследований, которые соискатель планирует представить внешнему научному сообществу, затем делает заключение о целесообразности участия в конкретном выездном внешнем мероприятии.

  В случае положительного рассмотрения заявки, её подписывает директор Школы, секретарь готовит Протокол заседания комиссии, на основании которого главный специалист дирекции Пряхина Юлия Анатольевна, каб. G620 запускает на согласование командировку в систему 1С:УФО. 

 Приказ № 60-02-06-09 от 15.02.2022 Об утверждении состава комиссии по рассмотрению заявок ППС, АУП, НР на участие в выездных внешних мероприятиях.

            


 

    Для запуска командировки на согласование в систему 1С:УФО командируемому необходимо предоставить следующий пакет документов:

    1. Подписанное третьим лицом Гарантийное письмо  (в случае софинансирования пунктов сметы/части пунктов сметы за свой счёт) в формате PDF.

    2. План пребывания в командировке   по каждому дню, включая дату отъезда и приезда, с информацией о том, что сотрудник там будет делать в формате Word.

   Данный пакет документов необходимо выслать Пряхиной Юлии Анатольевне (каб. G620) на электронную почту: 

кнопочки-03.png priakhina.ia@dvfu.ru

укукуцц-04 (1).pngВн.: 2428 

Не позднее 10 рабочих дней до начала командировки!  

  Подписать Карточку замены переноса занятий   (подпись командируемого и заведующего лабораторией/заведующего кафедрой/директора департамента) и  прикрепить в Личный кабинет, маршрут - Заявки-Единое окно -Расписание -Замена/перенос занятий.

  После подписания карточки директором Департамента реализации учебного процесса!!!документ приходит Вам на корпоративную почту. 

  Отправьте подписанную всеми согласующими карточку письмом Вотинцевой Александре Алексеевне для формирования вашего пакета документов на командировку:

кнопочки-03.png votintceva.aa@dvfu.ru

укукуцц-04 (1).pngВн.: 2525

   Бронирование билетов на проезд до места командировки и обратно осуществляется Организационным отделом ДВФУ только после утверждения служебной командировки в системе 1С:УФО. Заявка на приобретение билетов формируется автоматически после согласования командировки в системе 1С:УФО.

   !!! При оформлении командировки за пределы РФ покупка билета орготделом осуществляется после оформления визы !!! 

   В случае необходимости покупки билета до полного согласования командировки в системе 1С: оформляется служебная записка на имя проректора по общим вопросам с приложением заявки на приобретение билетов. Служебную записку оформляет ответственный за сервисное сопровождение выездных внешних мероприятий.


                  

    Если служебная командировка связана с участием в конференции, симпозиуме и т.п., в том числе с возможными публичными выступлениями и/или опубликованием в открытой печати докладов, высказываний и т.п., необходимо оформление экспертного заключения о возможности открытого опубликования. 

   !!! Документ необходимо оформить до даты выступления/опубликования.

   Алгоритм оформления экспертного заключения ЗДЕСЬ 

     

   В случае командирования сотрудника за пределы РФ, необходимо согласование Плана пребывания в командировке, с отделом защиты государственной тайны и отделом экспортного контроля. План пребывания  для согласования выгружает из системы 1С:УФО и распечатывает Пряхина Юлия Анатольевна (G 620). Командируемый самостоятельно подписывает документ у ответственных.

Контактные данные:

Отдел защиты государственной тайны     
Телицын Николай Александрович
Начальник отдела
Адрес: Пушкинская, 10, ауд. 212
Тел.: 8 (423) 222 12 50

Отдел экспортного контроля 
Шувалова Ирина Константиновна
Начальник отдела
Адрес: кампус ДВФУ, корп. А, уровень 11, каб. А 1126
Тел.: 8 (423) 265 24 24 (доб. 1416)
Почта: shuvalova.ik@dvfu.ru 

    Особенности оформления служебных командировок за пределы Российской Федерации прописаны во Внутреннем нормативном документе (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных команди".


                  

   Порядок представления финансового отчета о служебной командировке  прописан во Внутреннем нормативном документе (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных команди" .

   В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник обязан представить в отдел по учету расходов ДБУиФК ДВФУ (корпус В, каб.В 604) отчет по командировке об использовании денежных средств.

   К отчету по командировке прилагаются документы, подтверждающие расходы на командировку, указанные в пунктах сметы заявки, согласованной директором ШЭМ. 

  Обратите внимание: документы, подтверждающие проживание (счет и мягкий чек/квитанция на оплату установленного образца) должны быть оформлены индивидуально на каждого командируемого с указанием ФИО, сроков проживания и суммы.

  В случае оплаты оргвзносов/визовых расходов/проживания/проезда командируемым путем безналичного расчета, при формировании пакета отчетных документов необходимо приложить оригинал выписки с печатью банка по операции.