Оформление командировки

Подача заявки на финансирование командировки осуществляется:

за 20 дней до начала командировки за счёт средств ДВФУ;

за 15 дней до начала командировки за счёт принимающей стороны/собственных средств 

(проезд, суточные, проживание – по гарантийному письму)

ФОРМА ЗАЯВКИ  . 

Приложение к заявке:

    1. Приглашение (в том числе, в случае софинансирования пунктов сметы принимающей стороной); 

       ОБЯЗАТЕЛЬНО для запуска документов на согласование в систему 1С:УФО;

    2. Текст доклада/презентации.

Маршрут согласования заявки и ответственность согласующих лиц: 

   1. Непосредственный руководитель (заведующий кафедрой, начальник отдела, директор департамента, заведующий лабораторией и т.д.); 

   2. Если источником финансирования является грант – руководитель гранта.

  Заполненную форму заявки и приложения к ней необходимо отправить для регистрации начальнику отдела проектов развития и общешкольных сервисов проектно-аналитического управления, секретарю комиссии Долгополовой А.Б. на почту dolgopolova.ab@dvfu.ru для дальнейшего рассмотрения комиссией по выездным мероприятиям Школы экономики и менеджмента.

    Нормы суточных за каждые сутки нахождения в служебной командировке и Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за каждые сутки нахождения в командировке, при документально подтвержденных расходах указаны во Внутреннем нормативном документе (ВНД) № 12-11-3 от 25.01.2022 "Регламент оформления и согласования служебных команди" (последние две страницы Регламента (за счёт средств ЦФО ШЭМ – колонка Внебюджет; за Приоритет 2030 – колонка - Субсидии))    

!!! При оформлении командировки на повышение квалификации, когда расходы составляют 70 000 рублей и более, требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору в Департаменте управления персоналом – корпус B, каб. В 708

   При командировании сотрудника за пределы Российской Федерации следует руководствоваться приказами: 

    Для расходов на проживание – Приказ Министерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран"

   Для расчета суточных – Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств сотрудников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" 
   В случаях, когда командированные сотрудники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием, суточные расходы выплачиваются в размере 30 процентов от предельных норм, установленных в соответствии с настоящим Регламентом. 
 Если принимающая сторона обеспечивает сотрудника денежными средствами на личные расходы (кроме расходов на проезд в страну (город) назначения и обратно и на наем жилого помещения), то Университет уменьшает выплату суточных расходов на сумму дополнительно предоставленных принимающей стороной средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Университет выплату суточных расходов не производит. 
  Если командировка осуществляется за пределы РФ, просьба обратить внимание на Этап 7 «Особенности служебных командировок за пределы Российской Федерации» 
 !!! Если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в служебную командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене служебной командировки возвратить в кассу Университета полученные им денежные средства в той валюте, в которой был выдан аванс.

   После регистрации заявки командируемого сотрудника, зарегистрированный документ поступает на рассмотрение комиссии по выездным внешним мероприятиям ШЭМ.

 Рассматривая заявку комиссия анализирует уровень мероприятия, его статус, значимость мероприятия для Школы; знакомится с материалами исследований, которые соискатель планирует представить внешнему научному сообществу, затем делает заключение о целесообразности участия в конкретном выездном внешнем мероприятии.

  В случае положительного рассмотрения заявки, её подписывает директор Школы, секретарь готовит Протокол заседания комиссии, на основании которого главный специалист дирекции Мазняк Ирина Игоревна, каб. G621 запускает на согласование командировку в систему 1С:УФО. 

 Приказ № 60-02-06-09 от 15.02.2022 Об утверждении состава комиссии по рассмотрению заявок ППС, АУП, НР на участие в выездных внешних мероприятиях.

    Для запуска командировки на согласование в систему 1С:УФО командируемому необходимо предоставить следующий пакет документов:

    1. Подписанное третьим лицом Гарантийное письмо  (в случае софинансирования пунктов сметы/части пунктов сметы за свой счёт) в формате PDF.

    2. План пребывания в командировке   по каждому дню, включая дату отъезда и приезда, с информацией о том, что сотрудник там будет делать в формате Word.

   Данный пакет документов и сотовый номер телефона необходимо выслать Мазняк Ирине Игоревне (каб. G621) на электронную почту: 

 maznyak.ii@dvfu.ru

Вн.: 2428 

Не позднее 10 рабочих дней до начала командировки!  

  Подписать Карточку замены переноса занятий   (подпись командируемого и заведующего лабораторией/заведующего кафедрой/директора департамента) и  прикрепить в Личный кабинет, маршрут - Заявки-Единое окно -Расписание -Замена/перенос занятий.

  После подписания карточки директором Департамента реализации учебного процесса!!!документ приходит Вам на корпоративную почту. 

  Отправьте подписанную всеми согласующими карточку письмом Вотинцевой Александре Алексеевне для формирования вашего пакета документов на командировку:

 votintceva.aa@dvfu.ru

Вн.: 2525

   Бронирование билетов на проезд до места командировки и обратно осуществляется Организационным отделом ДВФУ только после утверждения служебной командировки в системе 1С:УФО. Заявка на приобретение билетов формируется автоматически после согласования командировки в системе 1С:УФО.

   !!! При оформлении командировки за пределы РФ покупка билета орготделом осуществляется после оформления визы !!! 

   В случае необходимости покупки билета до полного согласования командировки в системе 1С: оформляется служебная записка на имя проректора по общим вопросам с приложением заявки на приобретение билетов. Служебную записку оформляет ответственный за сервисное сопровождение выездных внешних мероприятий.

    Если служебная командировка связана с участием в конференции, симпозиуме и т.п., в том числе с возможными публичными выступлениями и/или опубликованием в открытой печати докладов, высказываний и т.п., необходимо оформление экспертного заключения о возможности открытого опубликования. 

   !!! Документ необходимо оформить до даты выступления/опубликования.

   Алгоритм оформления экспертного заключения ЗДЕСЬ