Выездные мероприятия обучающихся

Пакет документов необходимо предоставить ответственному за сервисное сопровождение мероприятий ШЭМ:

Липкан Ирина Владимировна

Адрес: корпус G, каб. G 342

Тел.: 8 (423) 265 24 24 (доб.2959), 294 12 96

E-mail: lipkan.iv@dvfu.ru

Пакет включает в себя:

• Официальное именное пригласительное письмо с указанием темы доклада или научной работы, которые будут представлены в рамках выездного мероприятия. В письме, также, должно быть указано, что студент/аспирант выступит на мероприятии с устным докладом.
• Заявка – обоснование, подписанную научным руководителем,администратором образовательной программы,зав.кафедрой/Департамента/зав.аспирантурой.

!!! Заявку необходимо завизировать у ответственного за сервисное сопровождение мероприятий (каб. G342) !!!

Смета в заявке включает затраты, которые вы понесете (перелет, проживание, визы, орг. взнос и т.п.). Для составления ориентировочной сметы посмотрите стоимость билетов по маршруту, стоимость проживания в гостинице и т.д.

• Согласие на обработку персональных данных 
• Характеристика научного руководителя  с перечнем достижений и публикаций кандидата;
• Выписка с заседания кафедры для аспирантов о рекомендации к участию в выездном мероприятии.

 Заверенную у администраторов копию зачетной книжки (с начала обучения до последней сессии) - бакалаврам, магистрантам

 Выписку из аспирантуры о положительной промежуточной аттестации, справку об успеваемости - аспирантам

• Статью/тезисы, а ПОСЛЕ УТВЕРЖДЕНИЯ КОМИССИЕЙ текст доклада и презентацию, тематика которых соответствует тематике мероприятия, направлению подготовки, дипломной работе обучающихся (для аспирантов – кандидатской диссертации)
• Активность за время учебы (грамоты, дипломы, статьи и т.п.) копии в бумажном виде. Если статей больше 2-х, то копии не нужны, просто указать их списком в характеристике.

Подписанный пакет документов предоставить ответственному за сервисное сопровождение мероприятий (каб. G 342) для представления комиссии по рассмотрению заявок обучающихся на участие в выездных мероприятиях (тревел-грантов). 

!!! Заявка-обоснование предоставляется в электронном виде в формате Word на электронную почту: lipkan.iv@dvfu.ru для последующего оформления реестров и выездных документов !!!

Если заявка одобрена комиссией, то ответственному за выездное мероприятие предоставляем: 

!!! ОБЯЗАТЕЛЬНО !!! до отъезда:

Экспертное заключение о возможности открытого опубликования на тезисы/статью, доклад, презентацию которые будут представлены на конференции/симпозиуме/конгрессе и т.п. (процедура оформления экспертного заключения).

В формате PDF: страницы паспорта с ФИО и пропиской+ ИНН+ СНИЛС   =     ОДНИМ ФАЙЛОМ

    После завершения выездного мероприятия вам необходимо для оформления бухгалтерского отчёта по мероприятию принести ответственному за сервисное сопровождение мероприятий G 342:

      – посадочные талоны,

      – билеты с чеками, подтверждающими их оплату, если билеты приобретались в агентстве за наличный расчет;

      – выписку лицевого счёта карты с печатью банка (карта МИР);

      – при самостоятельной покупке билета/оплате оргвзноса выписку с карты по операции «Покупка билета»/«Организационный взнос», где должна быть указана дата, получатель платежа и сумма (например: 05.04.2019 Аэрофлот 25000 руб.)

         – в случае покупки билета с карты третьего лица, объяснительные для предоставления в бухгалтерию о том, что третье лицо добровольно выделило деньги на покупку билета (образцы запросить у ответственного за выездное мероприятие).

       -  отчёт о выездном мероприятии  (подписать  у научного руководителя/куратора/заведующего кафедрой). 

    Подробный подписанный отчет об участии в мероприятии, копии полученных грамот, сертификатов, благодарственных писем и т.д. принести ответственному в каб. G 342,

а электронную версию отчета в формате Word отправить на электронный адрес lipkan.iv@dvfu.ru в течение недели после возвращения с мероприятия.

   Приказ о мероприятии необходимо запросить у ответственного.